Questions fréquentes

Sommaire 

 

PUBLICATIONS

 

Pourquoi ne puis-je pas simplement envoyer un pdf au comité d'édition ?

Etant donné que nous avons près d'un millier de collaborateurs sur ce site et que nous n'avons qu'un webmaster et qu'un président de l'AREF 2013, nous vous demandons une collaboration importante en éditant vos textes vous mêmes. Vous pouvez bien sûr joindre un simple pdf au lieu de mettre en forme votre article selon les standards du Web. Mais dans ce cas, votre article est moins accessible puisqu'il exige un clic supplémentaire de la part du lecteur, de l'attente au moment du chargement dans un lecteur de pdf (peu évident sur un smartphone), etc. Il peu poser des problèmes aux moteurs de recherche (ex. : google n'indexe pas les images au format pdf). Au format Web, tous les textes suivent la même charte graphique ce qui est plus intéressant pour le lecteur. Vous pouvez aussi joindre votre texte au format pdf en le rendant téléchargeable en plus du format web si vous le souhaitez.

 

Je ne retrouve pas une communication dans le site ?

Pour retrouver une communication, vous pouvez utiliser le moteur de recherche interne du site :

Attention cependant, l'indexation de nouveaux textes n'est pas immédiate, aussi vous ne trouverez pas de cette façon un texte qui vient d'être créé.

Dans ce cas, utilisez notre outil Toutes les contributions du menu en filtrant la liste par un mot clé du titre ou par le nom de l'auteur (du déposant).

Vous pouvez ainsi retrouver une communication qui n'apparaît pas à sa place dans la liste des communications orales, dans la liste des symposiums ou bien dans le bon symposium : il vous faut alors modifier la structure du livre dans lequel elle se trouve pour la réordonner (cf. ci-dessous).

 

Comment réordonner une communication à l'intérieur d'un symposium ?

Il se peut que votre communication de symposium n'apparaît pas dans le symposium prévu, ou bien dans la liste des symposiums s'il s'agit d'un résumé de symposium numéroté xxx/0. Dans ce cas, il vous faut la réordonner dans le livre des symposiums. Pour cela, une fois connecté et arrivé sur la page de votre contribution, cliquez sur Modifieret ouvrez la Structure du livre des symposiums (dessous la zone d'édition de votre communication).

Dans "Élément parent", vous pouvez choisir la rubrique dans laquelle votre contribution prend part. S'il s'agit d'un résumé de symposium, choisissez "Actes : symposiums" ; sinon, sélectionnez le titre du résumé de symposium numéroté xxx/0.

Assurez-vous d'avoir correctement numéroté votre contribution :

  • xxx/0 s'il s'agit d'un résumé de symposium où xxx est le numéro de votre symposium ;
  • xxx/y s'il s'agit d'une communication de symposium avec le numéro de la communication à l'intérieur du symposium.

 

Comment publier l'article de votre intervention dans les Actes ?

1. Si ce n'est pas déjà fait, connectez-vous.

2. Prenez connaissance de la documentation et des consignes aux auteurs ci-dessous.

Tutoriel : Comment ajouter une communication ?

Feuille de style

Normes APA

3.  Sélectionnez ci-dessous le type de communication qui vous intéresse.

4. Utilisez ensuite un lien "Ajouter votre communication" en bas de page.

 

Comment insérer une image dans le texte des Actes, et non en pièce jointe ?

Pour ajouter une image à votre texte, vous pouvez ajouter une pièce jointe (voir ci-dessous), ou bien l'insérer directement dans votre texte. Voici la procédure à suivre :

  1. Dans la fenêtre d'édition de votre texte, cliquez sur l'outil dessin.
  2. Vous avez deux méthodes pour allez déposer votre image sur notre serveur, la plus simple, et la mieux ordonnée ;)
    1. Pour la plus simple : cliquez sur l'onglet Envoyer, sélectionnez votre image à l'aide du bouton Parcourir, validez en cliquant sur Envoyer sur le serveur.
    2. Pour la mieux ordonnée, vous organisez vos images dans l'explorateur de serveur ainsi :
      • Cliquez sur le bouton bleu  .
      • Dans l'explorateur du serveur, vous pouvez trier vos images par date.
      • Vous créez alors un dossier pour ranger vos images par un clic droit sur le dossier Images, panneau de gauche : .
      • Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton pour télécharger votre image depuis votre disque dur.
      • Faites ensuite un double-clic sur votre image pour la sélectionner.
  3. Vous voici de retrour sur l'onglet "Informations sur l'image", où vous pouvez encore effectuer quelques réglages comme l'alignement (évitez de recadrer une image depuis notre outil car le temps de chargement peut rester important pour le lecteur si votre image est en haute résolution). Notez que nos colonnes peuvent afficher des images de 700 pixels de large au maximum.
  4. Validez avant d'enregistrer votre document ; c'est terminé !

 

Comment joindre une figure, un graphique, un diaporama ou toute autre pièce jointe dans les Actes ?

Une fois que vous avez cliquez sur "Ajouter votre communication", cliquez en bas de page sur "Fichiers Attachés". Un formulaire s'ouvre alors, dans lequel vous pouvez choisir un fichier à attacher à votre texte.

Si vous ne savez pas où se trouve le lien "Ajouter votre communication", allez à la page "Actes du congrès" et lisez les instructions.

Comment accéder à mes contributions et les modifier ?

Grâce à la page Toutes les contributions, vous pouvez désormais accéder à toutes les communications des auteurs, et vérifier si vous avez placé votre contribution dans la bonne rubrique (communication orale ou symposium) ; vous pouvez aussi supprimer un double, modifier ou récupérer votre texte.

Comment vous faire parvenir ma communication ?

Vous pouvez l'ajouter au livret des communications en suivant la même démarche que pour l'ajout de votre résumé.

Comment ajouter mon résumé au livret des résumés ?

La vidéo de démonstration ci-dessous est accessible depuis le site de Youtube. Pensez à augmenter la qualité de la vidéo pendant le visionnage si votre connexion le permet.

Vous pouvez également accéder à la version papier et le télécharger.

 

ORGANISATION

 

Où aura lieu le congrès ?

Le colloque se déroulera à l'université Montpellier 3, route de Mende. Il y a peu d'hôtels à proximité mais on peut le rejoindre facilement et rapidement du centre ville par la ligne 1 de tramway (hirondelles blanches sur fond bleu) en descendant à l'arrêt St-Eloi (éviter l'arrêt université des lettres et des sciences qui oblige à traverser l'université des sciences). L'université est à 5 minutes de marche ou on peut prendre avec le même ticket un car surnommé la Ronde qui vous dépose au pied de l'université.


Agrandir le plan

Où et comment puis-je réserver un hôtel ?

Les hôtels sont nombreux (82) sur Montpellier mais périodiquement surchargés. Il y en a peu à proximité de l'université Montpellier 3. De nombreux sites permettent de réserver en ligne, par exemple :

Pour un hébergement étudiant, s’adresser à http://www.crous-montpellier.fr/se-loger-pour-uncourt-sejour_152
L’AREF2013 remercie le CROUS de sa coopération mais dégage sa responsabilité en ce qui concerne la disponibilité, la qualité et le prix des chambres et studios.

Deux liens utiles pour réserver un hôtel (moteurs de réservation) :

Comment consulter et télécharger le livret des résumés ?

Voici un tutoriel PDF simple vous expliquant brièvement le fonctionnement du livret des résumés en ligne.

 

INSCRIPTIONS

 

J'ai soumis une communication, suis-je déjà inscrit ?

Si vous avez soumis une communication, vous êtes pré-inscrit : le login (email) et mot de passe que vous utilisiez dans le site de soumission (http://.../hotcrp/... dans l'URL)  ont été copiés dans le site d'information actuel (http://.../... dans cette URL). Utilisez-les pour vous connecter au site d'information actuel et compléter votre fiche d'inscription en indiquant vos coordonées, modalités de paiement et éventuels justificatifs de réduction.

Attention : si vous modifiez votre mot de passe ou votre email sur l'un de ces deux sites, le second conservera l'ancien !

Vous pouvez aussi recommencer la création d'un compte sur le site d'information. Cependant, pour des raisons organisationnelles de notre côté, nous préférerions que vous utilisiez vos anciens codes, tel qu'ils vous ont été rappelés par courriel au moment de l'ouverture des inscriptions.

 

Comment m'inscrire pour participer au colloque AREF 2013 ?

La vidéo de démonstration ci-dessous est accessible depuis le site YouTube. Pensez à augmenter la qualité de la vidéo pendant le visionnage si votre connexion le permet.

Rappel : Si vous avez soumis une communication, veuillez suivre le tutoriel suivant, permettant de modifier vos renseignements ou d'en ajouter sur votre fiche d'inscription.

Vous pouvez également visualiser ce tutoriel en version papier et le télécharger.

Comment modifier mes renseignements après m'être inscrit ?

La vidéo de démonstration ci-dessous est accessible depuis le site YouTube. Pensez à augmenter la qualité de la vidéo pendant le visionnage si votre connexion le permet.

Vous pouvez également visualiser ce tutoriel en version papier et le télécharger.

Comment adhérer à une association partenaire ?

Les différentes associations partenaires sont l'AECSE, ABC-Educ et la SSRE. Il est possible d'y adhérer via les formulaires disponibles sur leurs différents sites.

Cliquez ici pour accéder au formulaire de l'AECSE.

Cliquez ici pour accéder au formulaire de l'ABC-Educ.

Cliquez ici pour accéder au formulaire de la SSRE. (Menu > Contact Affiliation)

Dans quel cas ai-je droit à une réduction ?

La réduction conditionnée par le fait d'avoir réalisé des expertises pour l'AREF 2013, selon une liste pré-établie.

Je souhaite payer mon inscription...

par chèque bancaire ou postal

Le chèque est à établir à l’ordre d’ "AREF 2013" ; envoyez vos chèques par courrier à l'adresse suivante :

IUFM
Richard Etienne - Colloque AREF 2013

2, place Marcel Godechot

B.P. 4152

F - 34092 MONTPELLIER Cedex 5

par bon de commande

A établir à l’ordre de l’ "association AREF 2013". Dans ce cas, le repas de gala devra être réglé séparément avant le 28 août 2013. Une fiche fournisseur devra être établie en liaison avec votre institution. Cf. ci-dessous les références de notre RIB LCL.

Vous pouvez sans tarder nous envoyer votre bon de commande par courrier (cf. l'adresse ci-dessus) ou bien par email en utilisant notre formulaire de contact.

N° SIRET : 792 759 920 000 12

par virement bancaire

Indiquer à votre banque les références du RIB LCL ci-dessous :

LCL Banque privée RELEVE D’IDENTITE BANCAIRE

Agence 4901
41 rue de la Tour
F - 34980 ST GELY DU FESC

PARTIE RESERVE AU DESTINATAIRE DU RELEVE

Ce revé est destiné à être remis sur leur demande aux créanciers ou débiteurs de l’association AREF 2013 appelés à faire inscrire des opérations à votre compte (virements). Son utilisation garantit le bon enregistrement des opérations en cause et évite ainsi des réclamations pour erreurs ou retards d’imputation.






Banque

Indicatif

Numéro de compte

Clé RIB

Domiciliation

30002

04901

0000070113C

95

CL ST GELY DU FESC (04901)

Identification internationale

IBAN FR78 3000 2049 0100 0007 0113 C95

Code B.I.C. CRLYFRPP

Titulaire du compte : ASSOCIATION AREF 2013 - 61 rue de la chasse aux papillons - F 34980 St GELY DU FESC

N° SIRET : 792 759 920 000 12

Que est le numéro de notre TVA ?

Les factures de frais des associations ne sont pas soumises à TVA.

Comment obtenir une facture pro forma ou faire remplir une fiche fournisseur ?

Utilisez le formulaire de contact auquel vous pourrez ajouter une pièce jointe.

Comment obtenir un justificatif d'inscription ?

Connectez-vous et imprimez la page qui s'affiche ensuite, reprenant toutes vos informations.

Comment obtenir un justificatif de paiement ?

Les justificatifs de paiement sont faits à la demande sur internet ou contre envoi d'une enveloppe timbrée à votre adresse avec la demande précise du décompte qui sera vérifié.

 

SOUMETTRE UN RESUME

 

Comment soumettre une proposition ?

La vidéo de démonstration ci-dessous est accessible depuis le site YouTube. Pensez à augmenter la qualité de la vidéo pendant le visionnage si votre connexion le permet.

Mon résumé a-t-il bien été soumis ?

Lorsque vous soumettez un résumé, son statut par défaut est "non prêt pour l'évaluation", afin que vous puissiez faire des modifications (indiqué par un message sur fond jaune). Cependant, lorsque vous revenez sur le formulaire, la case "Ce papier est prêt pour l'évaluation" est cochée par avance pour vous : lorsque vous cliquez sur "Enregistrer les changements", le statut devient "prêt pour l'évaluation".

Si vous enregistrez votre formulaire deux fois de suite, vous recevrez dans un intervalle de temps très court deux messages, le premier vous disant que le statut est non prêt, le second que votre papier est prêt : c'est évidemment le dernier qui prime.

Enfin pour vérifier ce que vous avez soumis, il suffit de vous connecter au site de soumission et de cliquer sur le titre de votre article en page d'accueil.

Puis-je envoyer un schéma ou graphique dans mon résumé ?

Non, vous devrez attendre la soumission d'un article pour cela.

Qui doit s'inscrire au colloque et comment ?

Pour la soumission seul le communicant ou le responsable du symposium s'inscrit dans le colloque de soumission. Par la suite, les inscriptions payantes seront ouvertes en mars : vous pourrez alors vous inscrire à partir du colloque d'information (ce site).

Comment fonctionnent les symposiums ?

Vous utilisez l'interface de soumission d'une communication, en indiquant d'abord le projet de symposium comme un résumé, puis le résumé de chacune des interventions, chacun étant accompagné des références bibliographiques extérieures. Dans les champs auteurs vous placez les auteurs de l'article final pour les actes. Dans le champ "en cas de symposium", vous indiquez qui fait quoi, et ajoutez éventuellement le nom d'un modérateur non publiant. Lisez-bien les commentaires sous les rubriques du formulaire qui vous précisent la démarche à suivre.

Pour transmettre votre soumission, le mieux est de faire des copier-coller. Il n'est pas possible d'imprimer votre formulaire en entier, de l'exporter, ni de partager votre formulaire à certains utilisateurs du site de soumission. Éventuellement vous pouvez transmettre votre email d'utilisateur et votre mot de passe à vos collègues.

Quelles sont les consignes pour préparer un poster ?

Le poster doit faire environ 50*70 cm avec présence de notre logo AREF (à paraître).  La séance des posters est prévue le 29 après-midi. L'auteur du poster devra être présent pour que le poster soit affiché.

Il faut nous envoyer le poster en 21*29;7 (A4) avant le 15 juin sur le site de soumission de l'AREF 2013.

 

QUESTIONS TECHNIQUES

 

Je ne parviens pas à me connecter

La connexion est requise sur deux espaces différents à bien distinguer (raisons de sécurité) :

Si vous avez soumis une communication, votre adresse électronique et votre mot de passe sont les mêmes sur les deux sites... sauf si vous les avez changé, par exemple en demandant un nouveau mot de passe.

Sur ce site d'information, vous pouvez utilliser indifféremment votre courriel ou bien votre prénom suivi de votre nom.

Dans les deux sites, vous pouvez demander que l'on vous renvoie votre mot de passe. Sinon, écrivez-nous sur le formulaire de contact.

 

Si vous ne trouvez pas de réponse ici

Écrivez-nous en utilisant le formulaire de contact.